El calendario
En Agenda → Calendario. Cuatro vistas: Día, Semana, Mes y Agenda. Abre por defecto en día, que es la que más se usa en el mostrador.
En la vista de día, si hay varios recursos visibles, cada uno ocupa su propia columna. Es la forma cómoda de ver de un vistazo cómo va la mañana de cada profesional.
Arriba puedes filtrar por Sede y por Recurso, o dejar «Todos».
Buscar a un paciente
El buscador Paciente o cédula deja en el calendario solo las citas que coinciden con lo que
escribes: el nombre del paciente (con o sin tildes) o su número de identificación. La cédula se
puede escribir con o sin puntos o guiones: 1710034065 y 171.003.4065 encuentran lo mismo. Busca
entre las citas del rango que tienes a la vista, así que para encontrar una cita de otro mes hay
que ir a ese mes, o usar el listado de citas con su rango de fechas.
La vista Agenda es una lista de citas: no muestra los bloqueos ni las horas fuera de un horario «solo atender», que en día, semana y mes siguen marcados en la rejilla.
El listado de citas tiene el mismo buscador, que además mira el profesional, el servicio y la sede, y muestra la cédula debajo del nombre del paciente.
Filtrar por piso
Si tus recursos tienen Piso (se pone en la ficha del recurso, ver Recursos) y hay más de uno, aparece también el filtro Piso. Al elegir un piso, el calendario muestra solo las columnas, las citas y los bloqueos de los profesionales de ese piso, y el selector de Recurso se reduce a ellos. El listado de citas tiene el mismo filtro.
Xenpia recuerda en cada navegador el último piso que elegiste. La primera vez abre en el piso que tenga asignado tu cuenta, si lo tiene, y si no, en «Todos los pisos».
El filtro solo ordena lo que ya puedes ver. Quien puede ver toda la agenda puede elegir cualquier piso, o «Todos los pisos». Para que alguien vea únicamente ciertas citas se usan los permisos de su rol (ver Usuarios y roles).
Crear una cita
Se pulsa en un hueco libre del calendario y se abre el formulario. También puedes crearla desde el listado de citas.
Pide el paciente o cliente (se busca entre tus contactos), la fecha y hora, y el servicio, el recurso y la sede. Al guardar, la cita queda registrada como creada desde el escritorio.
Mover una cita
Se arrastra a otro hueco. Sale un aviso de que la cita se reagendó.
También desde el detalle de la cita (en el calendario o en el listado): junto a Cuándo, el botón Cambiar fecha muestra la fecha y la hora para editarlas. La cita conserva la duración del servicio, el profesional y la sede. Solo se pueden mover las citas abiertas; una completada, cancelada o de no asistió hay que reabrirla antes.
Si el nuevo horario está ocupado, es pasado o cae en un bloqueo o fuera del horario del profesional, Xenpia lo dice y la cita se queda donde estaba. Los recordatorios se reprograman solos.
Los cinco estados
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Agendada | Reservada, sin confirmar por el paciente |
| Confirmada | El paciente dijo que viene |
| Completada | Se atendió |
| Cancelada | Se anuló |
| No asistió | No apareció |
Los colores del calendario siguen el estado, y las canceladas y las de no asistencia se ven atenuadas.
Desde el detalle de una cita puedes cambiar de estado:
- Si está agendada: Confirmar, Marcar completada, No asistió.
- Si está confirmada: Marcar completada, No asistió.
- Si está completada, cancelada o de no asistió: Reabrir.
Las citas no tienen borrador: en cuanto se crean, están agendadas. El «borrador» que puedes ver en el módulo de salud es de los documentos clínicos, que es otra cosa.
Bloquear horas
El botón Bloquear horario cambia el calendario a modo bloqueo: arrastras sobre el rango que quieras cerrar y queda inutilizable para reservas. Sirve para vacaciones, un congreso, o el mantenimiento de una sala.
Si el rango que bloqueas pisa citas ya reservadas, Xenpia avisa y te da a elegir entre guardar sin avisar a nadie, o guardar y ofrecer a esos pacientes reagendar.
Enviar un recordatorio a mano
En el detalle de una cita hay un botón para enviar el recordatorio en ese momento. Solo funciona si la cita sigue abierta, no ha pasado ya, y el contacto tiene una conversación por la que escribirle. Ver Recordatorios.